Un assistant administratif (H/F)

Cadre d’emploi des adjoints administratifs

Titulaire ou contractuel

Missions :

Sous la responsabilité du responsable du Centre Technique Municipal (CTM) et de son adjoint, vous assurerez la gestion administrative du service :

• Accueil physique et téléphonique du CTM ;
• Traitement des courriers « Départ et Arrivée »
• Rédaction de courriers, notes, bordereaux, comptes rendus de réunion ;
• Gestion administrative des astreintes, des heures de récupérations, des feuilles de paiement :

Gestion des feuilles d’astreintes effectuées par les agents

Assurer le reporting auprès de la direction des services techniques

Suivi des absences des agents sur le logiciel congés

Elaboration des feuilles d’heures, des divers planning des agents

• Saisie et suivi des bons de commande sur le logiciel ATAL pour l’ensemble du CTM :

Prêt de véhicule et matériel

Bon de travail, transmission à l’atelier concerné et suivi jusqu’à la clôture

• Gestion et suivi du matériel et produits des agents du CTM ;

Gestion des stocks et commande de matériel en lien avec les agents du CTM dans le respect du budget alloué

Inventaire du matériel et gestion du renouvellement de matériel

Suivi des produits d’entretien du CTM, en lien avec la référente marché propreté

• Gestion administrative de la régie mécanique/parc automobile en lien avec l’agent technique du CTM dédié à cette mission :

Gestion des contrôles règlementaires (technique, passage aux mines, anti-pollution…)

Prise de rendez-vous auprès des fournisseurs et suivi administratif et financier

Vérification des carnets de bord des véhicules (consommation/kilométrage)

Gestion des cartes carburants

Suivi du prêt des véhicules aux agents de la collectivité

• Assurer le lien entre les différents services :

Évènementiel/associatif : pour l’organisation des évènements, ainsi que la mise à disposition du matériel

Autres services/équipements : pour prévenir des interventions programmées par le CTM

• Appui administratif auprès du responsable du CTM et son adjoint sur les dossiers divers

Compétences et aptitudes recherchées :

Formations et qualifications :

• Expérience professionnelle dans un poste similaire souhaitée
• Être titulaire du permis B

Compétences professionnelles et techniques :

• Aisance rédactionnelle et esprit de synthèse ;
• Maîtrise des outils informatiques, aisance dans l’apprentissage de nouveaux logiciels ;
• Maîtrise du pack Word et Excel ;
• Maîtrise d’Atal et d’e-atal ;
• Notion comptable ;
• Gestion des stocks ;
• Adaptabilité sur la polyvalence des tâches

Qualités relationnelles :

• Capacité d’écoute et diplomatie ;
• Organisation et autonomie ;
• Communication ;
• Rigueur ;
• Sens du travail en équipe ;
• Sens du service public ;
• Dynamisme et réactivité

Rémunération :

• Rémunération statutaire et 13ème mois ;
• Possibilité de bénéficier des prestations d’action sociale : CNAS + Amicale du personnel + Mutuelle et prévoyance

Horaires :

• Emploi à temps complet : 36h30
• Horaires du 15 juin au 15 septembre : 7h30-12h/12h45-16h15 du lundi au jeudi/7h30-12h le vendredi, horaires du 16 septembre au 14 juin : 8h-12h/12h45-16h45 du lundi au jeudi /8h-12h30 le vendredi

Merci d’adresser votre lettre de candidature par courrier à

Ville de Coignières 
Direction des Ressources Humaines 
Place de l’Église Saint Germain d’Auxerre 
78310 Coignières 

ou par mail 
rh@coignieres.fr